Komunikowanie się w pracy asystentki dyrektora

Komunikacja między dyrektorem a jego asystentką jest niezwykle ważna. Są to bowiem osoby, które przebywają ze sobą na co dzień, powinny mieć więc ze sobą dobry kontakt. Dyrektor jest zwykle uzależniony od swojej sekretarki, która pilnuje jego kalendarza spotkań, a także układa codzienny grafik. To ona często decyduje, dla kogo dyrektor znajdzie czas, a dla kogo nie.

W jaki sposób wygląda komunikacja między dyrektorem a sekretarką? W większości firm sekretarka posiada swoje biuro tuż obok biura dyrektora – trzeba przejść najpierw przez jej gabinet, aby móc porozmawiać z szefem. Kontakt ten jest więc z pewnością bezpośredni. Jest to zwykle wspólne ustalanie spotkań i omawianie poważniejszych spraw. Komunikacja z pewnością odbywa się za pośrednictwem telefonu. Mowa tu zarówno o telefonie stacjonarnym, który posiada w swoim biurze, jak i o komórkowych – każda sekretarka powinna otrzymać służbowy telefon komórkowy.

Komunikacja za pośrednictwem telefonu stacjonarnego jest zawsze bezpośrednia. Zarówno, jeśli dyrektor potrzebuje czegoś od swojej asystentki może z niego skorzystać, jak i w przypadku odwrotnej sytuacji – sekretarka jednak nie powinna zbyt często dzwonić do swojego szefa, bowiem zamiast zawracać mu głowę mniej ważnymi sprawami, sama powinna podejmować pomniejsze decyzje.

Komunikacja za pośrednictwem telefonu komórkowego jest niezbędna do załatwiania spraw w terenie. Sekretarka jest bowiem także osobą, zajmującą się robieniem zaopatrzenia, planowaniem imprez służbowych i wszystkimi z tym związanym sprawami – jest więc jednocześnie pracownikiem mobilnym (powinna posiadać prawo jazdy i własny samochód).

Sekretarka to osoba, bez której dyrektor jest jakby pozbawiony ręki. Często zdarza się, że dobra organizacja czasu pracy dyrektora jest całkowicie uzależniona od pracy sekretarki.