Kwalifikacje i predyspozycje do zawodu

Aby być dobrą sekretarką, trzeba posiadać niezbędne predyspozycje do tego zawodu. Czasami może wydawać się, że praca sekretarki lub asystentki prezesa nie wymaga szczególnych umiejętności. Warto jednak zwrócić uwagę na to, że osoba zajmująca jedno z powyższych stanowisk, musi być przede wszystkim odporna na stres i zdolna do pracy pod presją czasu. Prezes jest osobą bardzo wymagającą i zawsze posiada napięty grafik. Sekretarka jest jego trzecią ręką, dzięki której wszystkie jego sprawy są zapięte na ostatni guzik. To ona bowiem prowadzi kalendarz spotkań, przypomina prezesowi o najważniejszych terminach i zaplanowanych wcześniej działaniach. Jeden jej błąd może skompromitować szefa w oczach partnerów biznesowych czy pracowników, w związku z czym zawsze musi być ona pełna energii, a jednocześnie skupiona na swojej pracy – tak wiele bowiem od niej zależy. Każdy błąd może okazać się końcem jej kariery.

Każda sekretarka powinna być również oddana swojej pracy. Tylko w ten sposób jest w stanie dobrze wykonywać powierzone jej zadania i reprezentować wizerunek firmy. Sekretarka to osoba reprezentacyjna, dlatego powinna mieć dobrą dykcję, co pozwoli jej załatwiać wiele spraw przez telefon. Powinna być również otwarta na ludzi i uśmiechnięta.

Kolejne cechy, którymi powinna wyróżniać się dobra sekretarka to: stanowczość, odpowiedzialność, asertywność oraz opanowanie – nigdy bowiem nie wiadomo, z jakimi sytuacjami przyjdzie jej się zmierzyć.

W pracy sekretarki niezbędne są także umiejętności obsługi urządzeń biurowych, takich jak: faks, drukarka, skaner, ksero itp. Są to urządzenia, których używa wykonując swoje codzienne obowiązki. Sekretarka musi również biegle odsługiwać komputer i umiejętnie poruszać się po internecie, ponieważ jest to jej podstawowe narzędzie pracy.