Organizacja spotkań, konferencji, wyjazdów służbowych, imprez firmowych

Jednym z zadań, jakie należą do pracy sekretarki jest organizacja spotkań biznesowych, wyjazdów służbowych (na które zwykle nie wyjeżdżają, chyba że w wypadkach nadzwyczajnych), a także imprez służbowych.

Co dokładnie należy do ich obowiązków w tej kwestii? Właściwie wszystko, zacznijmy jednak od początku. Dobra sekretarka musi posiadać zmysł logistyczny. Dlaczego? Otóż organizując wyjazd służbowy, musi nie tylko zarezerwować miejsca w hotelu i zająć się zorganizowaniem transportu, musi przede wszystkim znaleźć hotel położony jak najbliżej miejsca docelowego – powinien być to hotel w jak najniższej cenie, jednak o jak najwyższym standardzie. Hotel powinien być dobrze usytuowany pod względem transportu, chyba że dany szef dotrze na miejsce samochodem, co w dzisiejszych czasach jest sprawą dość powszechną. Wszystko powinno być dopięte na ostatni guzik, dlatego szef powinien pozostawać w stałym kontakcie z sekretarką – czy to telefonicznym, czy mailowym.

Przed wyjazdem każdy przełożony powinien otrzymać od sekretarki szczegółowy plan podróży wraz z harmonogramem poszczególnych dni z uwzględnieniem czasu na odpoczynek. Aby szef nie zapomniał o ważniejszych spotkaniach, sekretarka powinna ustawić mu “przypominacz” w telefonie komórkowym bądź dzwonić do niego z daną informacją. To ona umawia większość spotkań, więc w razie jakichkolwiek przesunięć, powinna na bieżąco sobie radzić.

Wyjazdy służbowe są niezwykle stresujące dla każdej sekretarki. Podobnie sprawa wygląda w przypadku organizacji imprez firmowych. Tutaj sekretarka musi zaplanować dosłownie wszystko, od dekoracji, po jedzenie i zaproszenia dla gości. Często takie imprezy decydują o jej być-nie być w danym przedsiębiorstwa, dlatego żadne wpadki nie są mile widziane.