Prowadzenie rozmów telefonicznych

Rozmowy telefoniczne to zadanie, przed którym nie ustrzeże się żadna sekretarka. Codziennie bowiem jest do załatwienia milion spraw, do których telefon jest narzędziem niezbędnym. Siedząc przy biurku, sekretarki wykonują rozmowy telefoniczne za pomocą stacjonarnego aparatu, z kolei będąc „w terenie”, dzwonią z telefonów komórkowych.

Jak powinna wyglądać modelowa rozmowa telefoniczna? Przede wszystkim każda sekretarka otrzymuje szczegółowe wytyczne od swojego bezpośredniego przełożonego, jakie telefony może mu przekazywać, a jakie telefony powinna odrzucać, nie niepokojąc nimi szefa. Ostatecznie, chcąc dodzwonić się do danego dyrektora czy kierownika, dana osoba najpierw musi połączyć się z jego sekretarką, która po krótkim wyjaśnieniu przez niego celu rozmowy decyduje, czy rozmowę odrzucić, czy przekazać. Jak widać, posiada w swoich rękach pełnię władzy – to jej decyzja może zaważyć na dalszych losach firmy.

Wiadomo jednak, że często okazuje się, iż sekretarki nie są wcale przychylne swojemu telefonicznemu rozmówcy – odpowiadają niegrzecznie, sprawiają trudności w połączeniu z ich przełożonym. Każda taka sytuacja jest nieprzyjemna, ponieważ w ten sposób niszczą wizerunek firmy, przez co ta może np. stracić ważnego klienta, a nawet kontrakt.

Sekretarki, jako że reprezentują dane przedsiębiorstwo, powinny podczas rozmowy telefonicznej być grzeczne i miłe. Podczas każdej rozmowy bowiem kreują wizerunek firmy i swojego szefa. To bardzo odpowiedzialne zadanie, dlatego nie należy lekceważyć wagi tego stanowiska.

Mimo że często można usłyszeć, jak laicy wypowiadają się, że każdy może zostać sekretarką, to jednak do wykonywania tego zawodu należy mieć odpowiednie predyspozycje. Przede wszystkim trzeba umieć rozmawiać z ludźmi, być zorganizowanym i sumiennym, a także odpornym na stres, którego w tym zawodzie niemało.