Public Relations w pracy sekretarki

Praca sekretarki nie należy do lekkich. Oprócz wielu obowiązków, które codziennie musi wykonywać, jest również zmuszona dbać o wizerunek przedsiębiorstwa, w którym pracuje. W większości firm bowiem jest tak, że to właśnie z sekretarką klient ma swój pierwszy kontakt. Od jej zachowania i profesjonalizmu zależy więc to, jak firma zostanie odebrana w oczach takiego bezpośredniego gościa. Jak wiadomo, pierwsze wrażenie jest zwykle najważniejsze, dlatego zachowanie sekretarki w konkretnych sytuacjach może albo zbudować pozytywny wizerunek firmy, albo go całkowicie zburzyć.

Jak widać, udział sekretariatu i sekretarek jest właściwie kluczowy, jeśli chodzi o kształtowanie się wyobrażenia klientów o danej firmie – na tym właśnie polega Public Relations w pracy sekretarki.

Aby dobrze reprezentować firmę, zatrudnione w niej sekretarki muszą zdawać sobie sprawę z tego, jak ważne jest ich zachowanie wobec klientów zewnętrznych. Ważne jest tu nie tylko zachowanie, ale także wygląd zewnętrzny i sposób wykonywania swoich obowiązków, szczególnie chodzi o rozmowy telefoniczne oraz sposób prowadzenia korespondencji. Biurko sumiennej i dobrze zorganizowanej sekretarki powinno być zawsze uporządkowane, a jej wygląd zawsze zadbany. Nie może zdarzyć się sytuacja, w której klient zauważy, iż sekretarka jest nieprzygotowana do swojej pracy.

Specjaliści twierdzą, że jeśli klient pozytywnie oceni sekretarkę, zaczyna dostrzegać potencjał całego przedsiębiorstwa, a co za tym idzie przyczynia się np. do wzrostu sprzedaży firmy.

Sekretarka musi być więc w stu procentach profesjonalistką we wszystkich swoich działaniach, jeden fałszywy krok może bowiem zaprzepaścić wiele pracy nad budowaniem wizerunku firmy, a także zdobywaniem powszechnego zaufania w oczach partnerów i klientów.