Rodzaje, obieg, archiwizacja dokumentacji

W każdej firmie, dokumentacja odgrywa decydującą rolę, a każdy z pracowników biurowych zatrudnionych w danym przedsiębiorstwie powinien wiedzieć, w jaki sposób się nimi posługiwać. Najbardziej szczegółową wiedzę w tym zakresie powinna jednak zawsze posiadać sekretarka, dla której dokumentacja to chleb powszedni.

Co powinna wiedzieć o dokumentacji danej firmy każda pracująca w niej sekretarka?

Istnieją pewne zasady prawne, które regulują postępowanie z poszczególnymi dokumentami. Aby jednak wiedzieć, w jaki sposób z nimi postępować, należy znać ich rodzaje. Nie tylko wiedza na temat rodzajów dokumentów jest ważna, trzeba również posiadać wiedzę na temat obiegu korespondencji, a w tym:

  • znać instrukcję kancelaryjną i umieć według niej postępować
  • znać systemy kancelaryjne: mieszany, dziennikowy, bezdziennikowy
  • znać zasadę przyjmowania i otwierania korespondencji w danej firmie
  • znać zasady wysyłania korespondencji firmowej
  • wiedzieć, kiedy dołączać koperty do korespondencji, a kiedy nie
  • umieć sporządzić ewidencję faksów, a także kurierskich przesyłek
  • umieć rejestrować, znakować oraz rozdzielać korespondencję

W jaki sposób prawidłowo przechowywać i archiwizować dokumentację?

Istnieje wiele systemów porządkowania bieżących dokumentów, sposobów ich opisywania, a także tworzenia dla nich określonych kategorii – każdy sposób jest dobry, jeśli jest używany poprawnie i konsekwentnie (!). Trzeba przy tym pamiętać, aby przede wszystkim oddzielać dokumenty bieżące od dokumentów archiwalnych.

Sekretarka powinna również wiedzieć, w jakich warunkach powinna być przechowywana dokumentacja i jak długo należy ją przechowywać. To niezwykle ważne, ponieważ zbyt wczesne zniszczenie dokumentacji może doprowadzić do wielu kłopotów.