Zasady korespondencji

Każda firma prowadzi aktywną korespondencję (czy to fizyczną, czy też internetową). Właśnie dlatego niezbędna jest osoba, do której zadań będzie należało zarządzanie jej obiegiem, a także osoba, która będzie ten obieg fizycznie wykonywać.

Korespondencja przychodząca

Jaką drogę musi przejść list, aby trafić na biurko prezesa? Otóż, poczta firmowa zwykle odbierana jest przez osobę do tego wyznaczoną i upoważnianą – jest to zwykle sekretarka. Odebrana od listonosza korespondencja musi zostać najpierw zaklasyfikowana do danego rodzaju dokumentacji, następnie jest rejestrowana w systemie używanym przez daną firmę do porządkowania dokumentacji, a na końcu dopiero ustalany jest jej adresat, dzięki czemu (np. list) może trafić bezpośrednio do danej osoby. Na koniec, na dany list.dokument naklejana jest naklejka ze specjalnym kodem kreskowym, który pozwala dowiedzieć się więcej na jego temat w przyszłości (lub w każdej innej dowolnej chwili) i trafia do dokumentów przeznaczonych do zeskanowania (chyba, że dana firma posiada specjalny system rejestracji dokumentów, np. WEBCON Business Process Suite).

Korespondencja wychodząca

Na czym polega proces zarządzania korespondencją wychodzącą? Otóż, każdy list, jaki wysyła dana firma, musi zostać skatalogowany. Po co? Tylko w ten sposób można posiadać pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów firmowych. Nie tylko list, ale także każda przesyłka, która ma zostać wysłana, musi zostać zarejestrowana w specjalnie przeznaczonym do tego systemie, który uwzględnia m.in. środek komunikacji, adresata i nadawcę. Jest to bardzo ważne, ponieważ w przypadku, kiedy nastąpią jakiekolwiek wątpliwości, co do tego, czy dana przesyłka została wysłana, można to sprawdzić i potwierdzić lub zaprzeczyć konkretnym informacjom.